Aufbewahrungsfristen für Unterlagen und Rechnungen

Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Mietkautionsbürgschaft

Nach Auszug aus einer Wohnung ist man ebenfalls gut beraten, alle Belege dazu gut aufzubewahren. Dies gilt vor allem für das Wohnungsübergabeprotokoll, aber auch für den Mietvertrag und alle Belege und Abrechnungen der Mietkaution. Dies hat seinen Grund in einer gesetzlichen Verjährungsfrist von Mietverträgen, die erst nach drei Jahren Ansprüche aus solchen Belegen und Verträgen unmöglich machen. Hat man hingegen die Nebenkosten beglichen, muss man deren Abrechnungen nicht mehr aufheben.

Eine vom Vermieter zurückgegebene Mietkautionsbürgschaft muss im Original an das Unternehmen zurück geschickt werden, welches diese ausgestellt hat. Erst dann kann in der Regel der Bürgschaftsvertrag beendet und abgerechnet werden. Die Rücksendung der Urkunde erfolgt am besten per Einwurf-Einschreiben, damit man den Verbleib dieses wichtigen Dokuments gegebenenfalls nachprüfen lassen kann.

Handwerkerrechnungen

Laut Umsatzsteuergesetz (UStG §14b) sind Empfänger von Handwerkerleistungen dazu verpflichtet, „die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre (…) aufzubewahren, soweit er nicht Unternehmer ist“. Damit ist also ausdrücklich auch die Privatperson in die Pflicht genommen.

Diese gesetzliche Regel betrifft vor allem handwerkliche Arbeiten an Haus und Grund. Genauer gesagt gilt sie für alle baulichen und planerischen Leistungen, sowie alle Reinigungs- und Instandhaltungsarbeiten und sogar für Gartenarbeiten. Jenseits der gesetzlichen Vorschrift ist es immer ratsam, Handwerkerrechnungen zum Nachweis von Gewährleistungsansprüchen bis zu fünf Jahre aufzubewahren.

Wohneigentum

Eher aus Gründen der Vermögenswertbestimmung ist es ratsam, Kaufverträge und Unterlagen rund um ein Wohneigentum (Eigentumswohnung, Haus) aufzubewahren. Sollte man dies später nämlich wieder verkaufen wollen, können die Belege auch nach fünf Jahren noch helfen, den Wert einer Immobilie zu bestimmen.

Bankunterlagen

Kontoauszüge und Bankunterlagen über regelmäßige Zahlungen (Miete, Unterhalt) sollten mindestens für vier Jahre abgeheftet werden, einmalig getätigte Zahlungen für mindestens zwei Jahre. Solange können sie als Beweismittel für vertragliche Vorgänge herangezogen werden. Bei Banken kann man in der Regel Kontoauszüge, sollten sie einmal verlorengegangen sein, auch noch nach bis zu sechs Jahren gegen Gebühr anfordern.

Alle Vertragsunterlagen, die Bankprodukte wie Sparbücher, Darlehen und Versicherungen betreffen, sollten grundsätzlich gemäß ihrer jeweiligen Vertragslaufzeit aufgehoben werden. Danach können sie vernichtet werden. Eine Aufbewahrungsverpflichtung seitens der Steuerbehörde besteht hier nicht.

Kassenbons

Kassenbelege sollten immer solange aufbewahrt werden, wie ein Anspruch auf Garantie für das gekaufte Gut besteht. Dies ist in der Regel zwei Jahre der Fall, bei einer vom Anbieter verlängerten Garantie aber auch darüber hinaus. Wird das Kaufgut obendrein noch versichert (wie zum Beispiel bei Fahrrädern oder Handys), ist es ratsam den Kaufbeleg auch länger als zwei Jahre aufzubewahren, nämlich solange, wie der jeweilige Versicherungsvertrag gilt. Der Kassenbeleg kann später einmal, etwa bei einem Diebstahl oder bei Verlust, gegenüber einer Versicherung als Wertnachweis nützlich werden.

Steuerunterlagen

Privatpersonen sind nicht verpflichtet, Steuerunterlagen langfristig zu archivieren. Dies gilt auch für Steuerbescheide. Ausnahme: wenn der Steuerbescheid nur vorläufig ist. Dann sollte man mit der Vernichtung abwarten, bis eine Nachprüfung erfolgt und der endgültige Bescheid wirksam ist. Dies gilt dann auch für alle Belege, die in der jeweiligen Steuererklärung geltend gemacht wurden. Erst nach einem endgültigen Bescheid können diese getrost vernichtet werden. Ausnahme: die besagten Handwerkerrechnungen, die aus den genannten Gründen zwei Jahre aufgehoben werden müssen.

Es gibt allerdings Institutionen und Behörden, die für bestimmte Vorgänge einen Nachweis über das zuletzt versteuerte Einkommen verlangen. Gut, wenn man dann noch den Steuerbescheid zur Hand hat, um hier eine verlässliche Summe nennen zu können. Deshalb erscheint eine Aufbewahrung von Steuerunterlagen für eine Zeit von zwei Jahren vernünftig. Dies gilt auch für Anträge und Abrechnungen von behördlichen Leistungen wie Kindergeld, Pflegegeld oder Arbeitslosengeld.

Archivierung

Alle Unterlagen, auf die langfristige Zahlungen und Ansprüche zurückgehen, sollten immer gut aufbewahrt werden. Hierzu gehören Versicherungspolicen von laufenden Verträgen, Bürgschaftsurkunden, Renten- und Vermögensberechnungen, Einkommensnachweise und laufende Arbeitsverträge. Auch Geburtsurkunden, Heiratsurkunden sowie Prozessakten und Urteile sollten archiviert werden.

Um diese Unterlagen auch nach Jahren noch zuverlässig auffinden zu können, sollten sie in entsprechend beschrifteten Ordnern sortiert abgelegt werden. Die Ordner wiederum sollten an einem trockenen, geschützten Ort, wie Büro, Keller oder Dachboden lagern. Der Standort sollte wohl überlegt sein. Nichts ist ärgerlicher, als wenn eine dringend gesuchte Unterlage „von den Mäusen gefressen“ worden ist.

Von Marilla Schleibaum | Letzte Aktualisierung: 30. November 2015