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Nebenkostenabrechnung 2021: Die wichtigsten Punkte zusammengefasst

Viele Vermieter stehen einmal jährlich vor der Aufgabe, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Für eine korrekte Abrechnung und um Ärger mit dem Mieter zu vermeiden, gibt es einige Dinge zu beachten. Warum der Mietvertrag eine wichtige Rolle spielt, welche Punkte in jedem Fall in der Abrechnung enthalten sein müssen und was sich 2021 geändert hat, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was gehört zu den Nebenkosten?

Die Nebenkosten gehören zu den häufigsten Streitpunkten zwischen Mietern und Vermietern, schließlich geht es um eine erhebliche Geldsumme. Allerdings hat der Gesetzgeber in den
§§ 1 und 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) klar geregelt, welche Kosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und wann der Vermieter allein für entstehende Kosten aufkommen muss.

Umlagefähige Nebenkosten

Immobilienbesitzer sind berechtigt, eine Vielzahl an entstehenden Kosten auf den Mieter umzulegen. In § 2 der BetrKV erfolgt eine Aufstellung der umlagefähigen Nebenkosten.
Diese umfasst 17 Punkte:

  1. Laufende öffentliche Lasten
  2. Wasserversorgung
  3. Entwässerung
  4. Heizung
  5. Warmwasser
  6. Verbundene Versorgung von Heizung und Warmwasser
  7. Aufzug
  8. Müllabfuhr
  9. Gebäudereinigung/Ungezieferbekämpfung
  10. Gartenpflege
  11. Beleuchtung
  12. Schornsteinreinigung
  13. Sach- und Haftpflichtversicherungen
  14. Hausmeister/Hauswart
  15. Antennenanlage und Kabelanschluss
  16. Einrichtung für Wäschepflege
  17. Sonstige Betriebskosten


Nicht umlagefähige Nebenkosten


Mit § 1 der BetrKV werden jedoch auch zwei Kostenarten explizit ausgeschlossen, die nicht umgelegt werden dürfen. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten müssen vom Vermieter getragen werden.

Wann muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Vermieter haben die Möglichkeit, sich zwischen einer Vorauszahlung oder einer Pauschale für die entstehenden Nebenkosten zu entscheiden, § 556 Absatz 2 BGB. Bei einer Pauschale sind die anfallenden Nebenkosten mit einer monatlichen Zahlung abgegolten. Der Vermieter muss dann kein Guthaben auszahlen, der Mieter braucht keine Angst vor Nachforderungen zu haben. Zudem entfällt die Notwendigkeit, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.

Anders sieht es aus, wenn eine Nebenkostenvorauszahlung besteht. Der Mieter zahlt dann ebenfalls monatlich einen Betrag, es besteht jedoch die Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Dabei wird dann festgestellt, ob sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben ergibt.

Vereinbarungen im Mietvertrag

Eine entsprechende Vereinbarung muss im Mietvertrag erfolgen. Er bildet nicht nur die Basis dafür, welche Art der Nebenkostenzahlung zum Tragen kommt, sondern bestimmt auch, welche Kostenpositionen umgelegt werden.

In der Regel reicht ein einfacher Verweis auf § 2 der BetrKV aus, damit die anfallenden Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Was viele Mieter aber nicht wissen: Position 17, die sonstigen Betriebskosten, müssen exakt benannt werden. Dazu gehören beispielsweise regelmäßig anfallende Dachrinnenreinigungen oder die Wartung von Rauchmeldern. Erfolgt keine Benennung, darf diese Kostenart auch nicht umgelegt werden. Als Mieter lohnt es sich also, bei der Nebenkostenabrechnung noch einmal einen Blick in den Mietvertrag zu werfen.
Vermietern steht es jedoch frei, alle einzelnen umlegbaren Kosten in den Mietvertrag aufzunehmen. Dabei können bei Bedarf auch Kosten weggelassen werden.

Wichtig für Sie als Mieter: Wurde im Mietvertrag eine Nebenkostenart vergessen, darf sie später nicht einfach in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Dies ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mieters möglich.

Umlageschlüssel

Im Zuge der Vertragsvereinbarung sollte ebenfalls der Umlageschlüssel konkret benannt werden. Meist bezieht sich dieser auf die Größe der Wohnung. Es kann jedoch auch nach der Anzahl der Personen abgerechnet oder beide Verteilerarten gemischt werden.

Fehlt die entsprechende Information im Mietvertrag, erfolgt gemäß § 556a Absatz 1 Satz 1 BGB die Umlage über die Wohnfläche.

Gut zu wissen: Warmwasser und Heizkosten müssen bei einer zentralen Versorgungsanlage immer zu mindestens 50 %, höchstens aber 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Fehlt die Möglichkeit zur verbrauchsabhängigen Abrechnung, muss anhand eines geeigneten Verteilerschlüssels der Verbrauch festgestellt werden.

Anforderungen an eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Die Erstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung bedarf der Berücksichtigung einer Vielzahl an formellen und inhaltlichen Richtlinien.

Inhaltliche Anforderungen

Auf inhaltlicher Ebene müssen ähnlich wie beim Mietvertrag die Eckdaten von Mieter und Vermieter vorhanden sein. Das Mietobjekt muss zudem benannt werden. Bei Wohnungen innerhalb einer größeren Immobilie sollten die Etage und die Wohnungsbezeichnung nicht fehlen.

Auch die Nennung des Abrechnungszeitraumes muss in der Abrechnung vorhanden sein.

Gemäß der im Mietvertrag getroffenen Vereinbarungen hat zudem die Aufstellung aller einzelnen Kostenpositionen zu erfolgen sowie bei Vorhandensein die Angabe zu den sonstigen Betriebskosten. Auch die genutzten und im Vertrag festgehaltenen Umlageschlüssel müssen genannt werden.

In Bezug auf die Kosten muss der Vermieter sowohl eine Aufstellung über die Gesamtkosten für sämtliche Kostenarten als auch die entsprechenden Anteile der Mieter erstellen. Eine Angabe der geleisteten Vorauszahlung und die Berechnung des Saldos nach Abzug dieser schließen den inhaltlichen Teil der Nebenkostenabrechnung ab. Am Ende erfährt der Mieter, ob er eine Nachzahlung anstrengen muss oder ein Guthaben hat. Der Vermieter muss bei einer Nachforderung zudem auf die Zahlungsfrist hinweisen.

Formelle Anforderungen

Formell gesehen muss die Abrechnung auch für juristische Laien nachvollziehbar und verständlich sein. Die Zustellung muss zudem schriftlich erfolgen.

Im Zweifel für den Mieter: Liegen formelle Fehler vor, besitzt die Nebenkostenabrechnung keine juristische Gültigkeit und es besteht keine Pflicht zur Nachzahlung durch den Mieter.

Fristen und Abrechnungszeiträume

Nicht nur die Erstellung und der Versand der Nebenkostenabrechnung sind mit bestimmten Fristen verbunden, auch in Bezug auf die Nach- und Auszahlung gibt es konkrete Zeiträume zu beachten.

Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist darf 12 Monate nicht übersteigen (§ 556 Absatz 3 Satz 3 BGB). Dabei ist es egal, wann der Abrechnungszeitraum beginnt. Üblich ist in vielen Fällen der 1. Januar. Für die Abrechnung haben Vermieter nach Ende des Zeitraumes ein Jahr Zeit. Bis dahin muss die schriftliche Nebenkostenabrechnung dem Mieter vorliegen. Endet der Zeitraum also am 31. Dezember, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter eingegangen sein. Ist dies nicht der Fall, liegt ein formeller Fehler vor und es wird keine Gültigkeit erlangt.

Zahlungsfrist

Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter bei fehlender Vereinbarung im Mietvertrag laut § 286 Absatz 3 BGB 30 Tage Zeit, um die Forderung zu begleichen. Ein individuelles Setzen einer Frist im Mietvertrag ist jedoch möglich. Diese darf allerdings nicht zum Nachteil des Mieters geschehen. Bei einem Guthaben sind Vermieter verpflichtet, dieses ebenfalls innerhalb von 30 Tagen an den Mieter auszuzahlen.

Nebenkostenabrechnung für Gewerbeimmobilien

Die Nebenkostenabrechnung für Gewerbeimmobilien stellt einen Sonderfall dar. Für sie müssen mehrere Dinge berücksichtigt werden, da das Gewerbemietrecht nicht nur einen größeren Vertragsspielraum zulässt, sondern die Betriebskostenverordnung vor allem auf Wohnimmobilien ausgelegt ist.

Explizite Nennung der Kostenpositionen

Der Mietvertrag wird im Gewerbe zwischen zwei gleichberechtigten Partnern geschlossen. Dadurch können individuelle Vereinbarungen getroffen werden, die über die BetrKV hinausgehen. Wichtig ist, dass nur zusätzliche Kosten, die explizit im Vertrag genannt werden, auch auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Dies sollte insbesondere bei Punkt 17 der Verordnung, den sonstigen Betriebskosten, nicht außer Acht gelassen werden. Ein einfacher Verweis auf die BetrKV ist daher nicht ausreichend.

In Gewerbeverträgen dürfen sowohl Verwaltungskosten als auch Wartungs- und Instandhaltungskosten anteilig auf den Mieter umgelegt werden. Das stellt somit einen deutlichen Unterschied zu privaten Mietverträgen dar, bei denen diese Umlage ausgeschlossen ist.

Verlängerte Nachbesserungsfrist

Ein Anspruch auf eine korrekte und fristgerechte Nebenkostenabrechnung besteht jedoch auch für Mieter von Gewerbeimmobilien. Der Unterschied besteht hier in Bezug auf eine erweiterte Frist zur Nachbesserung von Vermieterseite. Innerhalb eines Zeitraumes von drei Jahren darf eine Nebenkostenabrechnung noch angepasst werden, sofern zum Ende der Frist keine ordnungsgemäße Abrechnung erstellt werden konnte. Auch die Ansprüche zur Nachzahlung verjähren erst nach drei Jahren.

Rechte des Mieters


Der Mieter hat nicht nur das Recht auf eine korrekte und fristgerecht zugestellte Nebenkostenabrechnung, sondern unter anderem auch auf die Prüfung dieser.

Für die Überprüfung und ein eventuelles Einlegen eines Widerspruchs hat er 12 Monate Zeit (§ 556 Absatz 3 BGB). Nachzahlungen sollten bei Zweifeln an der Korrektheit unter Vorbehalt geleistet werden.

Auch kann Einsicht in die zur Abrechnung verwendeten Dokumente verlangt werden. Dies kann entweder persönlich geschehen oder der Vermieter kann dem Mieter Kopien der Belege zukommen lassen.

Das Verklagen des Vermieters stellt ebenfalls ein Mieterrecht dar. Kommt dieser seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung nicht nach, hilft oft nur der Klageweg.



Erhöhung der CO2-Steuer in 2021

Anfang des Jahres wurde die CO2-Steuer in Deutschland erhöht. Dadurch wird das Heizen mit Öl und Gas deutlich teurer als noch im Vorjahr. Hintergrund ist der Ansatz des Bundesumweltministeriums, einen Umstieg auf klimafreundlichere Alternativen voranzutreiben.

Für den Liter Heizöl steigen die Kosten um rund acht Cent, die Erdgaskosten erhöhen sich um 0,6 Cent pro Kilowattstunde.

Die Anpassung der Preise ist dabei nicht unumstritten. Dabei geht es vor allem um die Frage, wer die Mehrkosten zu tragen hat, da der Mieter keinen Einfluss auf die Art des Heizens in der gemieteten Immobilie hat. Zudem wird erwartet, dass bedingt durch die Corona-Pandemie und die daraus resultierende Ausweitung des Homeoffice die Heizkosten ohnehin steigen werden.

Folgen für den Mieter

Vermieter können gemäß der aktuell geltenden Betriebs- und Heizkostenverordnung die gestiegenen Preise vollständig auf den Mieter umlegen. Dies bedeutet eine deutliche Mehrbelastung, insbesondere auf den energetischen Zustand der Immobilie bezogen. Zwar gibt es Forderungen aus der Politik, dass beispielsweise die Kosten jeweils zur Hälfte von Mieter und Vermieter getragen werden sollen, es gilt jedoch aktuell, dass der Vermieter das Recht hat, sämtliche dieser Kosten umzulegen.

Fazit

Vermieter haben bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung einiges zu beachten. Als Mieter lohnt es sich also, wichtige Regelungen zu kennen - angefangen von der Festlegung der umlegbaren Nebenkosten im Mietvertrag über die korrekte Erstellung bis hin zum fristgerechten Versand.

Die Erhöhung der CO2-Steuer zum Jahresbeginn kann dabei für Unmut zwischen Mieter und Vermieter sorgen, wenn es um die zusätzlichen Kosten geht. Nach aktuellem Stand sind Vermieter jedoch berechtigt, diese vollständig auf den Mieter umzulegen. Die Politik arbeitet derzeit an einer Lösung, um auch die Vermieter in die Pflicht zu nehmen.

Von | Letzte Aktualisierung: 14. April 2021